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Zeit Planung / Time Management

Projektzeit Planung Share/Bookmark

Prozessdefintion:
Definiert den Projektterminplan und bestimmt den Personalbedarfsplan

  • Deadlines und zeitliche Einschränkungen identifizieren
  • Abhängigkeiten identifizieren
  • Meilensteine definieren
  • Dauer und Aufwand der Arbeitspakete auf Basis benötigter Skills schätzen
  • Projektterminplan erstellen
  • Projektterminplan iterativ optimieren
  • Personalbedarfsplan ableiten
1. Deadlines und zeitliche Einschränkungen identifizieren
Überprüfung hinsichtlich der aus “Initiation” stammenden zeitlichen Beschränkungen. Es ist zu unterschieden zwischen:

  • Fest vorgegebenen Deadlines
  • Vorgeschlagenen Meilensteinen
Diese Daten dienen als Basis für Zeitplanung und Prüfung, ob die vorgeschlagenen / festgelegten Meilensteine oder Deadlines realisierbar und vernünftig sind.

2. Abhängigkeiten identifizieren
Die Identifikation von Abhängigkeiten und die Definition von Meilensteinen strukturieren das Projekt und ordnen alle Arbeitspakete und Aktivitäten in eine logische Abfolge. Das Ordnen der Aktivitäten in eine logische Abfolge muss sehr genau erfolgen, um die spätere Entwicklung eines realistischen und erreichbaren Projektterminplans zu unterstützen. Die Basis für die Identifikation von Abhängigkeiten und von Zusammenhängen zwischen Arbeitspaketen und Aktivitäten ist die Liste von Arbeitspaketen. In komplexeren Projekten ist es sinnvoll, einen Top-Down-Approach
zu verwenden. Man beginnt auf der Ebene der Projektergebnisse oder der Hauptverzweigungen des Projektstrukturplans (WBS) und fährt dann mit einer Detaillierung fort.

3. Meilensteine definieren
Meilensteine sind wichtige Ereignisse in einem Projekt. Üblicherweise definieren Meilensteine die Komplettierung von Hauptlieferungen.

Unterscheidung zwischen:

  • fest vorgegebenen Deadlines
  • Meilensteinen, welche durch das Projektteam gesetzt werden
Typische Meilensteine sind:

  • Projektanfangsdatum oder Projektendedatum
  • Fertigstellung von Hauptlieferungen oder Projektphasen
  • Quality Gates
  • Wichtige Datenobjekte
4. Dauer und Aufwand der Arbeitspakete auf Basis benötigter Skills schätzen
Basis für die Schätzung der Dauer und der Aufwände ist die Liste der Arbeitspakete aus der WBS:

  • Detaillierung der erforderlichen Qualifikationen für jedes Arbeitspaket
  • Dokumentation aller benötigten Qualifikationen
  • Schätzung der Ausgaben
  • Aufwände werden normalerweise in Manntagen angegeben
  • Für die Schätzungen Experten konsultieren
  • Erfahrungen aus früheren Projekten verwenden
  • Beteiligung der Personen bei der Aufwandsschätzung, welche die Aufgaben durchführen
  • Berücksichtigung spezieller Bedingungen oder Annahmen, welche die Leistung beeinflussen könnten
Zwei Annahmen als Grundlage für die Schätzung:

1. Best Case Szenario:

  • Annahme: alles verläuft dem Plan entsprechend mit einem minimalen Umfang an Schwierigkeiten. Dies sollte für 1% der Fälle zutreffen
2. Worst Case Szenario:

  • Annahme: nichts läuft, wie geplant und, dass sich das maximale Ausmaß an Schwierigkeiten einstellt. Dies sollte auch ungefähr für 1% der Fälle zutreffen
Überprüfung von Schätzungen, die schwer beeinflussbare Komponenten beinhalten:

  • Verfügbarkeit von Ressourcen
  • Verantwortung von Partnern
Bereiche, in welchen es schwierig ist, Aufwände zu schätzen:

  • Arbeitspakete, die neue Technologien einbeziehen, die Technologien einbeziehen für die noch keine Standards bestehen oder sich diese Standards rasch weiterentwickeln oder für die es schwierig ist die Unterstützung von Experten zu bekommen, um Probleme zu beheben
  • Aufgaben, denen Ressourcen zugeteilt werden, die Training benötigen und wo daher eine Lernkurve in den Schätzungen berücksichtigt werden muss
Bereiche, in welchen es schwierig ist, die Dauer von Arbeitspaketen abzuschätzen:

  • Arbeitspakete, welche eine große Anzahl von Aufgaben involvieren, die von den Ergebnissen aus anderen Bereichen oder anderen Arbeitspaketen innerhalb des gleichen Projekts abhängig sind
  • Arbeitspakete, welchen Ressourcen zugeordnet werden, die zu weniger als 75% dem Projekt zugeordnet sind
  • Projekten, in welchen ein Spezialist an mehreren, logisch voneinander unabhängigen Aufgaben arbeiten wird
  • Teile von Projekten, welche durch externe Partner realisiert werden
5. Projektterminplan erstellen
Entscheidung hinsichtlich der Planungsmethode:

  • Front pass/ Vorwärtsplanung: Es wird vom Projektstartdatum ausgegangen, um das frühest mögliche Projektendedatum zu bestimmen
  • Back pass/ Rückwärtsplanung: Es wird vom Projektendedatum ausgegangen, um das spätest mögliche Projektstartdatum bestimmen zu können
Schätzungen zur gewählten Planungsmethode hinzufügen und den ersten Entwurf des Projektterminplans erstellen. Für den Planungsablauf gilt:

  • Alle Aktivitäten beginnen so früh wie möglich
  • Ressourcen sind unlimitiert - sie sind zu 100% verfügbar, wenn sie benötigt werden
  • Das Resultat ist der erste Entwurf eines Projektterminplans Projektterminplan für IT-Projekte
Achtung:
Informationen zu limitierten und unlimitierten Ressourcen.
Zeitplanungen beginnen oft mit nicht genau spezifizierten Daten
Schätzungen basieren auf der Annahme unlimitierter Ressourcen,da 
die Kalenderdaten noch nicht definiert worden sind.
Nächster Schritt: Ergänzung jedes Arbeitspakets des 
Projektterminplans um ein Kalenderdatum und daher Konvertierung
von einer Planung mit unlimitierten Ressourcen in eine Planung
mit limitieren Ressourcen. Obwohl Zeitschätzungen für jedes
Arbeitspaket bestehen, gibt es keine Garantie, dass die richtigen
Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden.
6. Projektterminplan iterativ optimieren
Resultate der Planungen in allen anderen Bereichen berücksichtigen, um den Projektterminplan zu optimieren:

  • Primäre Ziele der Optimierung
  • Beste Zeit
  • Geringste Kosten
  • Geringstes Risiko
  • Sekundäre Ziele der Optimierung
  • Optimaler Projektterminplan
  • Effektiver Einsatz von Ressourcen
  • Praktikabilität der Projektkontrolle und Projektsteuerung
  • Kommunikation
Achtung:
Die Optimierung eines primären Ziels führt unvermeidlich zu 
Einschränkungen bei einem anderen Ziel. Das Ziel ist, ein
angemessenes Gleichgewicht zu finden.
Die Optimierung des Projektterminplans ist ein iterativer Prozess. Je mehr Informationen aus anderen Bereichen im Laufe der Projektplanung verfügbar sind, umso detaillierter und exakter kann der Projektterminplan entwickelt werden. Der Projektterminplan ist regelmäßig zu verfeinern und zu verbessern. Gleicher Ansatz, um den Projektterminplan an die im Laufe des Projekts anfallenden Änderungen anzupassen.

Erste Iteration:

  • Vergleich des Projektterminplans mit dem Meilensteinplan
  • Identifikation des Kritischen Pfads
  • Identifikation von Leerlaufzeiten auf
  • Nicht-kritischen Pfaden
Den kritischen Pfad straffen, indem man:

  • soweit möglich Ressourcen von „Leerlaufpfaden“ zu kritischeren Pfaden transferiert
  • weitere Ressourcen dem kritischen Pfad hinzufügt
  • Aufgaben parallel durchführt („Fast tracking“)
  • Folgeaufgaben mit Zwischenergebnissen beginnt
Ergebnis:

  • Abkürzung des kritischen Pfades
Weitere Optimierung:

  • Teile des Projekts streichen (Verkleinerung des Scopes)
  • Die Anzahl der täglichen Arbeitsstunden erhöhen
Der Projektterminplan muss immer entsprechend der Terminziele iterativ optimiert werden, wie:

  • Kosten
  • Risiken
  • Ressourcen

7. Personalbedarfsplan ableiten
Notwendige Ressourcen sowie der Zeitraum, über welchen diese Ressourcen benötigt werden, werden bestimmt. Der Personalbedarfsplan (Personal Anforderungs-Plan) muss als Grundlage für die Personal Planung erstellt werden.

Tipps und Tricks

Zeit Management
Die Aufwand-Dauer-Schätzung ist komplex. Nutzen Sie Erfahrungen aus früheren Projekten. Versuchen Sie, einen Experten in der Gruppe zu finden oder halten Sie einen "Schätzungs"-Workshop ab. Lassen Sie die Personen den Arbeitsaufwand schätzen, die die Aufgaben durchführen. Wenn möglich, wenden Sie Methoden wie z.B. „Function Point“ an. Planen Sie Puffer für anfängliche Risiken ein. Unerfahrene Personen unterschätzen den erforderlichen Aufwand üblicherweise, erfahrene Personen könnten den erforderlichen Aufwand überschätzen, da sie dazu tendieren, Puffer für nicht bekannte Risiken mit einzubeziehen.

Was ist ein Projekt- bzw. Arbeitsergebnis?
Jedes greifbare Ergebnis, welches durch das Projekt hervorgebracht wird. Interne Projektergebnisse werden normalerweise nur vom Projektteam benötigt. Externe Projektergebnisse sind die, die für den Business Partner und
für die Stakeholder erstellt werden.

Eigenschaften von Projektergebnissen:

  • Messbar
  • Verifizierbar
  • Wertvoll
  • Greifbar
Iterative Vorgehensweise bei der Erstellung eines Projektterminplans

  • Beginn mit einigen festgelegten, notwendigen Meilensteinen
  • Abhängigkeiten identifizieren und bewerten von der mindest notwendigen Menge an Ressourcen ausgehen
  • Falls Meilensteine nicht eingehalten werden
  • Abhängigkeiten betrachten
  • Ressourcen hinzufügen
  • Aufgaben parallel ausführen
  • Iterative Optimierung des Zeitplanes solange, bis die Zielsetzung erreicht wird und die Verwendung von Ressourcen gleichmäßig verteilt ist
  • Falls die Projektdauer gekürzt werden muss, müssen Aufgaben parallel erledigt werden
  • Durchführung so vieler weiterer Iterationen wie nötig, um das Ziel zu erreichen

Wenn sich der Scope verändert sollte auch der Zeitrahmen angepasst werden.

Erfahrungswerte zum Zeit Management 
Es gibt unendlich viele Wege, einen Tag zu verlieren, aber
nicht einen einzigen Weg, einen Tag zurückzugewinnen.


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