techSphere

Die Informationsplattform für Management, Strategien und Konzepte

Kosten Planung und Kontrolle / Cost Management

Projektkosten Planung Share/Bookmark

Prozessdefinition:
Feststellung und Optimierung des Ressourcenbedarfes (Personal und Material), Kalkulation aller Aufwendungen und Zuordnung zum Projektplan:

  • Budgetbeschränkungen identifizieren
  • Notwendige Ausstattung, Material und Services identifizieren
  • Kosten für Ausrüstung und Personalressourcen berechnen
  • Kostenplan aufstellen und Kosten-Baseline erzeugen
  • Kostenplan schrittweise verfeinern
1. Budgetbeschränkungen identifizieren
Identifizieren bestehender Budget-Beschränkungen des Business Partners, die sich aus der jährlichen Operativen Planung für die nächsten Jahre ableiten. Zusätzliche Überprüfung der Budget-Beschränkungen aus der Operativen Planung der IT und der laufenden Finanzprozesse mit dem verantwortlichen Controller. 
Achtung:
Dies bildet nicht die Basis für die Projektkostenplanung, zeigt
jedoch Grenzen auf. Der abgestimmte Projektumfang ist Grundlage
der Kostenplanung.
2. Notwendige Ausstattung, Material und Services identifizieren
Identifizierung der notwendigen Ausstattung, Material und Services (intern und extern) für das Projekt in einem "bottom-up"-Verfahren. Verwendung des Projektstrukturplans (WBS) als Basis und Ableitung der relevanten Kosten aus jeder einzelnen Position.

Überprüfung von Kosten für:

  • Hardware, Software,
  • Lizenzen
  • Betriebskosten für die IT-Umgebung und die IT-Services (intern und extern)
  • Risikobewertung und -vermeidung (zum Beispiel IT-Sicherheit)
  • Produkte und Services von Lieferanten
  • Büroräume, Büromaterial
  • Kommunikation, Projekt Marketing
  • Training von Entwicklern und Anwendern (Handbücher, Kurse, ...)
  • Team Building und andere Events
  • ...
Achtung:
Die Investitionskosten dürfen nicht zu den Gesamtprojektkosten
gerechnet werden. Investitionen verursachen Abschreibungen.
Abschreibungen werden zu den Gesamtprojektkosten gerechnet.
Grundsätzlich müssen Investitionen geplant und berichtet werden.
Berücksichtigt wird nur Ausrüstung und Material, welches
projektspezifisch ist und nicht bereits in den allgemeinen
Infrastrukturkosten enthalten ist.
3. Kosten für Ausrüstung und Personalressourcen berechnen
Kalkulation der Kosten für die notwendige Ausrüstung, Material und Services. Ergänzung der Liste der benötigten Ausrüstung mit Kostenschätzungen für jede Position. Kalkulation der Kosten für Personalressourcen auf Basis des Personalbedarfsplanes für Personal und personalbezogene Kosten.

Zum Beispiel:

  • Internes Personal
  • IT internes Personal
  • Personal des Business Partners
  • Externer Support
  • Externe Berater
  • Externe Vertragspartner
  • Andere Experten und Freelancer
  • Gesamtprojektkosten
  • Sachkosten
  • Personalkosten
  • Abschreibung
  • Investitionen
  • Zusätzliche Zahl: Interne Personalkapazitäten
  • Schätzung der jährlichen Betriebskosten und Wartung für das fertig implementierte System
Vorschlag für Kostenstruktur:

  • IT = Kosten in Verantwortung der IT
  • BU IT = IT-relevante Kosten des Fachbereichs
  • BU = nicht IT-relevante Kosten des Fachbereichs
  • Joint Venture Partner = Budget externer Partner in Joint Venture-Projekten
4. Kostenplan aufstellen und Kosten-Baseline erzeugen
Zusammenführung aller Ergebnisse der Kostenplanung in einem konsistenten und vollständigen Kostenplan.

Aufteilung der Kosten:

  • Sachkosten
  • Personalkosten
  • Abschreibung
  • Investitionen
5. Kostenplan schrittweise verfeinern
Schrittweise Verfeinerung des Kostenplans. Erneute Planung wenn die Kosten-Baseline nicht mit dem Budget des Business Partners oder anderen Budgetbeschränkungen übereinstimmt. Prüfung der Auswirkungen der Projektkostenplanung auf die
operative Planung der IT und die laufenden Finanzprozesse. Berücksichtigung von Veränderungen die in anderen Bereichen (z.B. Zeit und Risiko) stattfinden. Arbeitspakete oder Beschaffungen können verschoben werden, wenn der Gesamtterminplan nicht betroffen ist. Detaillierung und Aktualisierung des Kostenplanes bis alle Anforderungen erfüllt sind.

Projektkosten Controlling

Prozessdefinition:
Untersuchung, ob das Projektbudget eingehalten wird, Gründe für Abweichungen identifizieren und Korrekturmaßnahmen vorschlagen:

  • Abweichungen zwischen Plan und Ist ermitteln
  • Abweichungen analysieren
  • Korrekturmaßnahmen vorschlagen
1. Abweichungen zwischen Plan und Ist ermitteln
Prüfung und Freigabe von Rechnungen durch eine Person aus dem Projektteam (fachliche Freigabe) und bezüglich der sachlichen Richtigkeit durch das Rechnungswesen. Die Zahlung erfolgt nach den beiden Freigaben.

Controlling von Plan und Ist:
Von Controller weitere Informationen über die Kostensituation des Projektes einholen.
Zusammenstellung der relevanten Daten für jede Kostenkategorie zum Abgleich mit den geplanten Werten. Ableitung von Kosten-Forecasts (Budgetbedarf) für die Fertigstellung der Arbeitspakete basierend auf dem aktuellen Status und der Fortschritte. Bestimmung der noch notwendigen Kosten zur Abarbeitung aller Arbeitspakte.

2. Abweichungen analysieren
Feststellung von Abweichungen zwischen Plan und Ist:

  • Berücksichtigung der anstehenden Zahlungen
  • Einbeziehung der aktuellen Kosten-Forecasts
  • Analyse der Abweichungen im Zusammenhang mit dem aktuellen Status und der Projekt-Fortschritte
  • Analyse der Gründe für die Kostenabweichungen
  • Kritische Kostenabweichungen
  • Gestiegene Kosten
  • Eingetretene Risiken oder Veränderungen im Projekt Umfang (Scope)
  • Potentiell kritische Kostenabweichungen
  • Gestiegene Kosten in einer Berichtsphase
  • Verschiebung von Arbeitspaketen
3. Korrekturmaßnahmen vorschlagen
Vorschlag von angemessenen Korrekturmaßnahmen basierend auf den bei der Kostenanalyse identifizierten Abweichungen. Frühzeitige und direkte Kommunikation aller Kostenabweichungen an die maßgeblichen Projekt-Stakeholder und den verantwortlichen Controller.

Tipps und Tricks

Kosten Management
Gründe für Kostenabweichungen:

  • Anstieg der Lieferantenkosten oder -aufwände
  • Projektausgaben entsprechen nicht dem Projektfortschritt
  • Fixkosten pro Monat (z.B. für Infrastruktur) - wenn das Projekt länger dauert als erwartet
  • Qualität des Systems

Checkliste - wesentliche Kosten:

  • Projektmitarbeiter
  • Training
  • Team-Bildung und andere Events
  • Hardware/Software
  • Lizenzen
  • Lieferanten
  • Risikobewertung und -vermeidung
  • Büroraum
  • Büromaterial
  • Kommunikation
  • Projekt Marketing
  • Reisen
  • Berater
  • ...


zurück zum Beitragsanfang Share/Bookmark

Markieren Sie den Inhalt der Textbox und kopieren Sie ihn in Ihre Website