Projekbeschaffungsmanagement
Prozessdefinition:
Beschaffungsmanagement kümmert sich um die Beschaffung von Ressourcen außerhalb der Trägerorganisation.
Hierzu gehören Sachmittel, Zulieferleistungen, als auch Personen:
- Beschaffungsplanung
- Angebotsplanung
- Angebotseinholung
- Angebotseinholung
- Lieferantenauswahl
- Vertragsabwicklung
- Vertragsbeendigung
Viele große Trägerorganisationen haben hierfür sechs feste
Hauptprozesse etabliert, welche beachtet werden müssen.
1. Beschaffungsplanung
In der Beschaffungsplanung wird ermittelt, welche Dienstleistungen
oder Sachmittel zu beschaffen sind. Dies ergibt sich oft aus
Abgleich der Ergebnistypen (Definition von Inhalt und Umfang) und
den intern verfügbaren Ressourcen. Hierfür benötigte
Aufgaben sind:
- Mengenplanung
- Zeitplanung
- Preisplanung
- ...
2. Angebotsplanung
In der Angebotsplanung werden Leistungsbeschreibungen für
einzuholenden Angebote erstellt. Außerdem müssen potentiellen
Lieferanten identifiziert werden. Zusätzlich werden Kriterien
definiert, nach denen Lieferanten beurteilt werden. Beispiele
hierfür sind:
- Preis der Ware oder Dienstleistung
- technische Kompetenz
- gute Erfahrungen / Zuverlässigkeit
- finanzielle Stabilität des Unternehmens
- Verfügbarkeit
- ...
3. Angebotseinholung
Anschließend werden die Angebote von potentiellen Lieferanten
eingeholt.
4. Lieferantenauswahl
Im Prozess der Lieferantenauswahl werden definierte
Auswahlkriterien angewendet oder angepasst, falls kein
Lieferant in der Lage ist entsprechend der Vorgaben und Leistungsbeschreibung zu
liefern.
5. Vertragsabwicklung
Vertragsabwicklung meint in diesem Zusammenhang kontinuierliche
Betreung und Prüfung des Lieferanten. Ziel ist die Sicherstellung
einer korrekten und rechtzeitigen Zulieferung der bestellten
Ware oder Dienstleistung. Zeichnen sich Schwierigkeiten ab, eskaliert
dies der
Projektmanager beim zuliefernden Unternehmen.
6. Vertragsbeendigung
Nach Abschluss der Zulieferung wird die Lieferbeziehung ordentlich
beendet. Dies kann je nach Projekt folgende Tätigkeiten umfassen:
- die Bezahlung der Abschlussrechnung sein
- Durchführung eines Abschlussgesprächs (Lessons Learned)
- Vereinbarungen über Nennung des Kunden oder des Projekts als
Referenz für den Zulieferer
- ...
Tipps und Tricks
Beschaffungs Management
Der operative Beschaffungsprozess
Arten der Beschaffung
| Art der Beschaffung |
Vorteile |
Nachteile |
| Vorrats-beschaffung |
Stetige Lieferungsbereitschaft |
Hohe Kapitalbindung |
| |
Keine (Produktions-)Unterbrechung |
Hohe Zins- und Lagerkosten |
| |
|
Für die meisten Projekte ungeeignet |
| |
Ausnutzen von Preisvorteilen
hohe Abnahmemenge =
bessere Konditionen |
Gefahr der Veralterung bzw. Qualitätsminderung der
Ware |
| Einzel-beschaffung |
Kurze Lagerdauer |
Keine sofortige Liefer- und Produktionsbereitschaft
|
| |
Geringe Kapitalbindung |
Nicht bzw. ungenügend flexibel, da Kapital gebunden |
Merkmal Vorratsbeschaffung:
- Bei einer Vorratsbeschaffung werden relativ große Mengen bezogen
und gelagert
Merkmal Einzelbeschaffung:
- Bei der Einzelbeschaffung werden benötigte Materialien erst dann
bestellt, wenn ein konkreter Auftrag eingegangen ist, also ein
Bedarf entstanden ist. Hierdurch werden lagerabhängige
Kapitalbindungs- sowie Zins- und Lagerhaltungskosten vermieden
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