Projektkommunikations Planung
Prozessdefinition:
Plant den Informations- und Kommunikationsbedarf
(Kommunikationsumfang) im Projekt, basierend auf den
Informationsbedürfnissen der Stakeholder:
- Stakeholder identifizieren und analysieren
- Informations- und Kommunikationsbedarfe identifizieren
- Kommunikationsmaßnahmen planen
- Verantwortlichkeiten festlegen
- Kommunikationsplan erstellen
1. Stakeholder Identifizieren und
analysieren
Stakeholder sind Personen (oder Organisationen), die
direkt oder indirekt durch das Projekt oder durch die
Projektergebnisse betroffen
sind.
Diese Personen entscheiden über den Projekterfolg. Daher ist es
wichtig, die
Interessen, Ziele und Haltungen der wichtigen Stakeholder gegenüber
dem
Projekt zu kennen. Diese Informationen bilden die Basis für die
Projektkommunikationsstrategie.
Die
Stakeholderanalyse beantwortet folgende Fragen:
Wer sind die Stakeholder?
- Welche Personen / Organisationen sind an den Projektaktivitäten beteiligt?
- Könnten direkt vom Projekt oder vom Projektergebnis betroffen sein?
- Könnten irritiert sein und einen negativen Einfluss auf das Projekt haben, falls sie nicht über Projektaktivitäten informiert werden?
- Könnten wichtige Informationen, Ideen oder Meinungen haben, die das Projekt unterstützen?
- Sollten am Projekt beteiligt werden, um sicherzustellen, dass eine Meinungsvielfalt in die Kommunikation einfließt?
- Wollen möglicherweise nicht am Projekt mitwirken, müssen wissen, was sich im Projekt tut?
Kategorisieren und Priorisieren der Stakeholder:
- Welche Stakeholder sind am wichtigsten für das Projekt?
- Verantwortlicher sowie anfordernder Business Partner
- Projektteammitglieder
- Endnutzer
- Führungskräfte
- Lenkungsausschuss
- Hauptverantwortliche/r
- Sponsor
- Zulieferer
Welchen Einfluss haben die Stakeholder auf
den Projekterfolg?
- Keinen Einfluss
- Niedrigen Einfluss - der Stakeholder kann Entscheidungen nicht direkt beeinflussen, kann aber dritte Personen beeinflussen
- Mittleren Einfluss - weniger Einfluss, um direkt einzugreifen, kann
aber behindern
- Hohen Einfluss - kann direkt Entscheidungen und/oder dritte Personen beeinflussen
Welche Haltung haben sie gegenüber dem
Projekt oder den Projektergebnissen?
- Typ A: Kann Entscheidungen nicht direkt beeinflussen, aber unterstützt das Projekt
- Typ B: Ist vom Projekt überzeugt; er / sie wird das Projekt aktiv unterstützen und dritte Personen / Parteien in positiver Art und Weise beeinflussen
- Typ C: Besitzt weniger Einfluss um direkt einzugreifen, kann aber behindern
- Typ D: Stakeholder mit einer negativen Haltung und großem Einfluss - sie benötigen mehr Aufmerksamkeit
- Betrachter: Stakeholder ohne großes Interesse und keinem oder niedrigem Einfluss auf das Projekt - dürfen nicht ignoriert werden
2. Informations- und
Kommunikationsbedarfe identifizieren
Identifikation der
Wahrnehmung der Projektaktivitäten und des Projektteams,
der Anliegen und
der Kommunikationsbedarfe (benötigte Informationen, Form,
Häufigkeit, Detaillierungsgrad).
Beantwortung der Fragen für jeden Stakeholder:
- Welche Informationen will der Stakeholder haben?
- Was soll der Stakeholder über das Projekt wissen?
3. Kommunikationsmaßnahmen planen
Eine Kommunikationsstrategie beinhaltet:
- Kommunikationsziele
- Grundaussagen
- Inhalte, Medien, Maßnahmen
- Kommunikationszeitplan
Mögliche Kommunikationsinhalte / -medien und -maßnahmen sind:
- Berichte, Protokolle
- Präsentationen
- Lenkungsausschussmeetings
- Teammeetings
- Informationsveranstaltungen (Roadshows)
- Videokonferenzen
- E-Mails, Newslette
- Printmedien wie z.B. Broschüren, Flugblätter, FAQ
- Internetseiten
- Anrufe
- Konferenzen
- Trainingsunterlagen, Betriebsanleitungen, ...
4. Verantwortlichkeiten festlegen
Für jede geplante Kommunikationsaktivität muss eine verantwortliche
Person für das
Sammeln,
Erstellen und
Durchführen
von Kommunikationsmaßnahmen benannt werden.
5. Kommunikationsplan erstellen
Zusammenfassung der Ergebnisse aus der „Kommunikations Planung" zu
einem konsistenten Kommunikationsplan.
Tipps und Tricks
Kommunikations Planung für Teilprojekte
Gibt es mehrere Teilprojekte, muss ein Kommunikationsplan für
jedes Teilprojekt / Arbeitspaket / Team zur Verfügung gestellt
werden:
- Konsolidierung auf Projektebene
- Eine komplette Übersicht
Ein guter Kommunikationsplan enthält:
- Alle Teilnehmer und Stakeholder des Projekts mit Kontaktinformationen
- Beziehung zum Projekt
- Mitgliedschaft in bestimmten Gruppen
- Formale Kommunikation mit den Stakeholdern
- Art der Informationen
- Häufigkeit
- Medium
- Verantwortlichkeiten
Checkliste für die Stakeholder-Analyse:
- Wer sind die Stakeholder?
- Welchen Anteil /welches Interesse haben sie am Projekt?
- Wer sind die Schlüsselpersonen?
- Wer sind die Befürworter?
- Wer ist Gegner?
- Wie kann die Unterstützung aufrechterhalten werden?
- Wie kann Widerstand reduziert werden?
Was man tun sollte:
- Vorbereitet sein
- Proaktiv sein
- Zeitgerecht kommunizieren
- Modelle und Prototypen verwenden
- Den Scope kommunizieren
- Kommunizieren von bereits durchgeführten oder (z.B. aufgrund eines Change Request) notwendigen Änderungen des Plans
- Agenda vorbereiten
- Agenda einhalten
- Team beteiligen
- Erfolge und offene Punkte kommunizieren
- Erwartungen managen
- Aufwand für Kommunikation in Planungsprozessen berücksichtigen
Was man besser nicht tun sollte:
- Kunden oder Führungskräfte überraschen
- Den Endbenutzer vergessen
- Scheinnutzen kommunizieren
- Informelle Kommunikation vergessen
- Berichte aufschieben
- Berichte verschleiern
- Schlechte Neuigkeiten vertuschen
Häufige anzutreffende Stakeholder sind:
- Projektteammitglieder
- Endbenutzer
- Führungskräfte
- Mitarbeiter des Business Partners
- Steuerkreis
- Hauptverantwortliche(r)
- Sponsor
- Andere involvierte Bereiche
- Lieferanten / Auftragnehmer
- Unterstützende Organisationen (z.B. Quality Information Officer)
- ...
In der mündlichen Kommunikation gibt es „Kommunikationsfallen.
Da verschiedene Personen die gleiche Nachricht unterschiedlich
verstehen
können, kommt es zu Wahrnehmungsbarrieren (aufgrund
unterschiedlicher
Bildung oder aufgrund unterschiedlicher Erfahrung). Dies kann
vermieden
werden, indem man die gleiche, vorher festgelegte Wortwahl im
Rahmen
eines Projekts verwendet. Aufgrund dessen kann es hilfreich
sein, ein
Projektglossar zu definieren.
Persönlichkeit und Interessen - Individuen hören sorgfältig bei
Themen zu,
die ihr persönliches Interesse betreffen, sind jedoch bei
anderen Themen
weniger aufmerksam.
Einstellungen und Vorurteile sind für individuelle
Interpretationen
verantwortlich. („Das Projekt ist fast im Zeitplan.“ hat eine
unterschiedliche
Bedeutung für den Befürworter eines Projekts als für eine
gegnerisch
eingestellte Person.)
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