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Risiko Planung / Risk Management

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Prozessdefinition:
Identifiziert die Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten. Um die Auswirkungen von Risiken auf das Projekt zu minimieren oder zu vermeiden, werden adäquate Risikomaßnahmen definiert:

  • Risikobewertung für das Projekt durchführen
  • Risiken identifizieren
  • Eintrittswahrscheinlichkeit der Risiken quantifizieren
  • Akzeptables Risikoniveau festlegen
  • Risikomaßnahmen definieren (zur Vermeidung / Verringerung der Auswirkungen)
  • Verantwortlichkeiten festlegen
  • Risikoplan erstellen
1. Risikobewertung für das Projekt durchführen
Durchführung einer Risikobewertung für das Projekt um über das angemessene Niveau des Risiko Managements entscheiden zu können:

  • Einschätzung Risikopotenzial eines Projektes durch Risikobewertung - Schaden, der durch das Projekt verursacht oder der dem Projekt zugefügt werden kann
Risiko Management ist ein iterativer Prozess und muss fortlaufend während des Verlaufs des Projekts wiederholt werden. Je höher die Bewertung, desto mehr muss darauf geachtet werden, ein aktives und intensives Risiko Management zu betreiben
Achtung:
Risiko Management ist ein iterativer Prozess, der nicht nur am
Anfang durchgeführt werden sollte, sondern über den gesamten
Verlauf des Projekts.
Verschiedene Faktoren haben Einfluss auf die Risikobewertung eines Projekts:

  • Projektkategorie
  • Zugewiesenes Projektbudget
  • Sichtbarkeitsniveau
  • Zusammensetzung der Stakeholder
  • Zusammensetzung des Projektteams
  • Projektterminplan, Time Baseline
  • Beteiligung der Lieferanten
  • Reichweite des Projekts
  • Anzahl an abhängigen oder beteiligten Organisationen / Systemen
2. Risiken identifizieren
Die Identifizierung von Risiken im Rahmen des Projektmanagements hat das Ziel, den möglichen Schaden für das Projekt vollständig einschätzen zu können. Identifizierung von Risiken durch:

  • Durcharbeiten der Projektdokumente
  • Durchsehen der Lessons Learned von Vorgänger- oder ähnlichen Projekten
  • Verwendung der innerhalb des Teams vorhandenen Erfahrung
  • Risikoidentifizierung ist Teamwork
Achtung:
Risiken beinhalten immer auch Chancen! Auf diese Art und Weise ist
Risiko Management zugleich auch Chancenmanagement.
Achtung:
Es gibt keine vollständige Risikoidentifizierungsrichtlinie. Jedes
Projekt hat andere Risiken. Allgemein bestehende Risiken haben in
jedem Projekt eine andere Bedeutung. Neue Risiken können zu jeder
Zeit während des Projekts auftreten. Die Risikoidentifizierung
endet, wenn das Projekt beendet wird.
3. Eintrittswahrscheinlichkeit der Risiken quantifizieren
Jedes identifizierte Risiko muss basierend auf den folgenden Aspekten geschätzt werden:

  • Wahrscheinlichkeit des Eintritts: drückt die erwartete Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos aus
  • Skala: niedrige, mittlere, hohe Wahrscheinlichkeit


  • Potenzieller Schaden: beschreibt die potenziellen Auswirkungen, die ein Risiko mit sich bringt
  • Skala: niedrige, mittlere, hohe Auswirkung oder wenn möglich mit Geldbetrag ausdrücken


  • Dringlichkeit der Risikomaßnahmen: wie dringend die Risikomaßnahmen ausgeführt werden müssen
  • Skala: niedrige, mittlere, hohe Dringlichkeit - wenn möglich sollten Kalenderdaten festgelegt werden
Nur die integrierte Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit, des möglichen Schadens und der Dringlichkeit des Risikos ermöglicht eine vernünftige Quantifizierung der Risiken. Integrierte Bewertung von Risiken ist notwendig, um die Kosten des Schadens
und der Risikomaßnahmen (Opportunitätskosten) zu vergleichen:

  • Darstellung der Schätzungen üblicherweise in einer Matrix
  • Insbesondere Berücksichtigung der Auswirkungen der Risiken auf den Projektterminplan, die Kosten und die Projekt-/Prozessqualität
  • Verwendung einer Matrix um Risiken zu kommunizieren, zu priorisieren und um über passende Risikomaßnahmen zu diskutieren
  • Graphische Darstellung verwenden um ein gemeinsames Verständnis und Bewusstsein der Hauptrisiken im Projekt zu erzielen
  • Dokumentation der Ergebnisse der Risikoidentifizierung
  • Relevante Risiken den Stakeholdern vermitteln, um ein Bewusstsein für die Risiken zu schaffen
4. Akzeptables Risikoniveau festlegen
Nicht jedes identifizierte Risiko erfordert eine zugehörige Risikomaßnahme. Welche Risiken aktiv gehandhabt werden müssen, hängt von dem als akzeptabel definierten Risikoniveau ab. Die Ermittlung des angemessenen Risikoniveaus hängt ab von:

  • der Kritikalität des Projekts
  • dem möglichen Schaden
  • dem Budget, welches für Risiko Management ausgegeben werden kann
  • dem Verhältnis von erwartetem Schaden zu den Kosten einer Risikomaßnahme
  • den Anforderungen und Erwartungen des Business Partners
  • den Erfahrungen der für das Projekt verantwortlichen Personen
  • der bestmöglichen Entscheidung nach gesundem Menschenverstand
Beispiele für Risiken:

  • Das Arbeiten mit einer einzelnen Workstation ist üblicherweise kein hohes Risiko, da der mögliche Schaden der durch/für dieses Projekt verursacht wird, gering ist. Die entsprechenden Kosten der Risikomaßnahme würden in diesem Beispiel den möglichen Schaden übersteigen.


  • Beim Bau und Betrieb eines Kernkraftwerks ist wegen der enormen möglichen Schäden fast kein Risiko akzeptabel. In diesem Beispiel werden Risikomaßnahmen durchgeführt obwohl die entsprechenden Kosten immens sind.
5. Risikomaßnahmen definieren
Risikomaßnahmen sind Maßnahmen, die die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos und / oder den verursachten Schaden senken sollen. Gemäß den relevanten Risiken werden Risikomaßnahmen einmalig oder wiederkehrend durchgeführt. Risikomaßnahmen können vor oder nach dem Eintreten des Risikos durchgeführt werden. Für Risiken oberhalb des akzeptablen Risikoniveaus, müssen detaillierte
Risikomaßnahmen durchgeführt werden, um ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und / oder ihre Auswirkungen zu verringern. Diese Risiken sind Teil des Risiko Monitoring.
Achtung:
Es muss beachtet werden, dass mehrere kleine Risiken sich zu einem
großen Risiko aufsummieren können.
Risikoreaktionsmaßnahmen aufteilen in:

  • Präventive Maßnahmen werden durchgeführt, bevor das Risiko eintritt. Den potentiellen Schaden senken, z.B.: Versicherungen, Zeit- und Kostenpuffer, Backups, ...


  • Notfallmaßnahmen werden im Fall des Eintretens von Risiken verwendet, um die Auswirkungen zu senken. Den verursachten Schaden zu kompensieren, z.B.: Erhöhung der Ressourcen, Zuweisung von Unterstützung durch Lieferanten, ...
6. Verantwortlichkeiten festlegen
Es sollte bei jeder Risikomaßnahme darauf geachtet werden:

  • Dass sie im Zeitplan berücksichtigt wird (einmalig oder fortlaufend)
  • Dass verantwortliche Personen zugewiesen wurden
  • Dass die Risikomaßnahmen den jeweiligen Arbeitspaketen zugeordnet werden

7. Risikoplan erstellen
Zusammenfassung der Planungsergebnisse der Risikoidentifizierung und -quantifizierung sowie die festgelegten Risikomaßnahmen in einem Risikoplan:

  • Verwendung des Risikoplans auch für die Überwachung der Risiken
  • Einfügen der festgelegten Präventivmaßnahmen in den Projektplan
  • Puffer für identifizierte Risiken einbauen, welche noch nicht aktiv behandelt wurden
Die Risiken müssen kommuniziert werden, um das Projektteam und die Stakeholder darauf aufmerksam zu machen.

Tipps und Tricks

Risiko Management
Risikoquellen:

  • Scope: undefiniert, unklar, wechselnd, ...
  • Mitglieder der Projektorganisation: Fähigkeiten, Erfahrung, Krankheit, Ausscheiden, Konflikte, ...
  • Technologie: Bekanntheitsgrad, Komplexität, Schnittstellen, fehlendes Know-How, Anfälligkeit, ...
  • Hardware: Leistung, Abstürze, Kompatibilität, ...
  • Lieferanten: Mangel an Projektmanagement, Konkurs, Fusionen, Hintergedanken, ...
Achtung:
Diese Liste stellt nur eine kleine Auswahl von Risikofaktoren
dar. Risiken können sich im Laufe der Zeit verändern und
müssen daher sorgfältig und gemäß den Projektbedürfnissen
gemanagt werden.
Was man tun sollte:

  • Teammitglieder, Experten und Business Partner involvieren
  • Risiko Statements in die Berichte aufnehmen
  • Kosteneffizienz bei der Behandlung von Risiken beachten
  • Erfahrungen aus früheren Projekten nach Abschluss als Input für weitere Projekte verwenden
Was man besser nicht tun sollte:

  • Risiken herunterspielen
  • Risiken verbergen
  • Scheinrisiken erzeugen
  • Risiko Management nur zu Beginn von Projekten betreiben
Risiko-Management-Kreislauf


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